NOTICIAS PARA LA P.Y.M.E.

La vida de un proyecto europeo es un proceso complejo, que puede resultar de difícil comprensión para las personas que no están acostumbradas a trabajar desde una perspectiva colaborativa y equipos internacionales. En este artículo, se facilita una breve y sencilla descripción de este ciclo de vida con el ánimo de acercar la mecánica de los proyectos europeos consorciados al público general.

Cada una de estas etapas se reflejan en las fases que se describen brevemente a continuación:

A. Preparación

No conviene subestimar o considerar un aspecto meramente técnico la preparación de la propuesta. Una vez se toma la determinación de seguir adelante con un proyecto convendrá ajustarlo con los requisitos y prioridades del programa de que se trate, de modo que se obtenga un análisis de viabilidad del mismo.

Una vez se disponga de una idea aceptada como viable debería difundirse a nivel interno, en la propia organización y en el exterior, tanto con el objetivo de validar la aproximación que se propone como identificar otras organizaciones interesadas en sumarse como socios a la iniciativa. Esta situación conllevará una nueva revisión de la idea inicial para que se ajuste a nuevas sensibilidades y el proyecto sea capaz de generar y responder a expectativas más amplias del núcleo que inicialmente determinó su viabilidad.

Las tareas que implica la preparación de una propuesta son:

- Información completa

- Documentación

- Consultas

- Búsqueda del partenariado

- Negociación de la participación

- Preparación del formulario y de la documentación a anexar

B. Tramitación

Se refiere al conjunto de las tareas administrativas y técnicas a que una propuesta se somete en los servicios de la organización otorgante destinadas a evaluar el cumplimiento de los requisitos y los mayores o menores méritos técnicos contemplados.

C. Acto de aprobación / desestimación

Consiste en el acto administrativo de la organización otorgante por el cual se decide seleccionar o no una propuesta, o mantenerlo en reserva por un periodo provisional. En algunas ocasiones, tras este acto y la firma del contrato, existe una fase de negociación que permite que ciertos aspectos del proyecto, de tipo técnico y presupuestario, puedan ser revisados.

D. Ejecución del proyecto

Se pueden identificar cinco grandes áreas de actividad que conlleva la ejecución de un proyecto:

- Gestión y desarrollo de un plan de trabajo compartido para lo cual conviene tener en cuenta los objetivos iniciales de la propuesta y los resultados esperados del proyecto, y para ello los distintos entregables e hitos previstos. Entre las distintas actividades del proyecto, que variarán considerablemente en función del programa, habitualmente se contemplan acciones de difusión de los resultados y un plan de sostenibilidad del proyecto tras la financiación pública.

- Gestión de un partenariado transnacional que normalmente reúne perfiles diversos, para lo cual es preciso establecer un acuerdo entre los socios y cuidar los aspectos relacionales.

- Seguimiento del plan de trabajo y de los indicadores y ejecutar una evaluación continuada del mismo.

- Gestión administrativa que implica elaborar un buen reporting entre los socios y al organismo otorgante.

- Gestión financiera que implica la elaboración de un presupuesto bien calculado y consensuado, llevar a cabo una buena contabilidad, planificación de tesorería, así como en ocasiones la realización de una auditoría.

E. Justificación

Conlleva la recolección de documentos (técnicos, administrativos y contables), redacción de informes y tabulación de gastos u otros indicadores que acrediten la realización del proyecto. Su entrega, bajo pautas previamente establecidas por el contrato o el programa de que se trate, se realiza durante o sólo al final del mismo, según la duración del proyecto.

D. Lobbying

Bajo esta actividad entendemos el ejercicio de influencia destinado a hacer valer los potenciales méritos de un proyecto ante las instancias que conocen «desde dentro» el procedimiento de evaluación y puede resultar valioso con el fin de que supere la tramitación. Es conveniente estar atento al momento en que cabe intervenir a este fin.

Cuando el proyecto se halla en un estadio de idea viable puede resultar más interesante actuar en la medida que el proyecto puede ser revisado y ajustarse mejor a las expectativas y ser más valiosos los comentarios de la persona contactada. Resulta desaconsejable iniciar o centrar las actividades de lobbying una vez el proyecto ha sido formalmente presentado a las instancias competentes para su evaluación; contra lo que se pueda creer, su utilidad es poco significativa y podría incluso provocar la desestimación del proyecto.

Por otro lado, la evaluación en la mayor parte de los programas se realiza por expertos independientes, externos a los propios servicios del organismo otorgante, lo que dificulta conocer y/o contactar el responsable que está realizando la evaluación. (L. Botifoll)