NOTICIAS PARA LA P.Y.M.E.

Estamos acostumbrados a emitir todas nuestras comunicaciones en papel y ese hábito es difícil de cambiar de la noche a la mañana, pero estamos en pleno siglo de las telecomunicaciones y eso hay que aprovecharlo. Hace muchos años que Alvin Toffler predijo la oficina sin papel, la desaparición total del mismo, pero la realidad es que eso no sé si llegará en sus mismos términos, pero al menos las tecnologías pueden ayudarnos en muchas facetas evitando costes, entre ellos de papel.

Si dejamos de enviar nuestras facturas en papel y comenzamos a enviarlas por mail, obtenemos dos beneficios inmediatos: el primero que conseguimos es que nuestros clientes tengan mucho antes nuestras facturas y el segundo es que estaremos logrando un ahorro muy importante para la empresa y no me digan lo que están pensando porque les puedo oír perfectamente (lo he oído cientos de veces de empresarios como usted): “Antonio, esta vez sí que te has pasado exagerando, ¿UN TREMENDO AHORRRO?” Pues sí, me ratifico. Si dudan de mis palabras hacemos cuentas y se lo demuestro. Temo que voy a ser un poco crudo en mi análisis de costes, pero es la manera de que se den cuenta del coste real.

Pongamos una empresa pequeña que hace un envío mensual de 50 facturas (¿verdad que no exagero?) y utiliza papel blanco normal y sobres blancos con impresión de su logotipo (si utiliza sobres tipo “Conqueror”, el coste es muchísimo más elevado). Supongamos que el envío de cada factura entre el papel, la tinta, y el sobre salgan por unos 0,18 euros, a eso hay que sumarle el sello de 0,27 euros, siempre que no incluya más que una sola factura y tenga un peso estándar. Eso nos hace un total de 0,45 euros por sobre, ahora multipliquemos esa cantidad por 50 y tenemos 22,5 euros mensuales, o sea 270 euros anuales. Y llegado a este punto ya estarán pensando que me han salido mal los cálculos porque esa cantidad NO ES UN AHORRO IMPORTANTE.

Ojala ése fuera el único coste que tiene para nosotros el envío de las facturas. Ése es el coste menor, el mayor es el coste de personal. Y voy a hacer cuentas reales de nuevo. Por cada factura que se imprime, la persona tiene que levantarse a recoger la factura de la impresora, revisar que está correcta, sacar un sobre y un sello, pegarlo y llevarlo a la bandeja del correo saliente. ¿Tiempo? Pongamos... 3 minutos para que no me sigan llamando exagerado. Bien pues ahora de nuevo multipliquemos esos 3 minutos por 50 y tenemos un total de 150 minutos al mes, que por 12 meses nos da un total de 1.800 minutos, que son 30 horas.

Otro coste adicional que tenemos es el de llevar a Correos esos sobres. Vamos a suponer que se hacen los envíos 10 veces al mes en nuestro ejemplo (nosotros los hacemos diariamente), y que entre ir y venir se tarde 40 minutos, lo cual hace un total de 400 minutos al mes, que son 4.800 minutos al año, o lo que es lo mismo, 80 horas al año (nosotros invertimos 1 hora diaria).

Si sumamos estas 80 horas a las 30 anteriores, obtenemos un total de 110 horas al año. ¿Y que coste tiene eso? Si ese empleado cobra un sueldo medio, pongamos 1.000 euros brutos al mes, eso nos cuesta a la empresa con los impuestos, aproximadamente 1.400 euros por 150 horas trabajadas. Si dividimos nos sale un coste de 9,33 euros la hora y si eso lo multiplicamos por las 110 horas que habíamos obtenido finalmente, tenemos un total de 1.026,30 euros. ¿Acaso no le encantaría poder tener este año un ingreso adicional de 1.026,30 euros? Pues como puede ver, los céntimos de euro se han ido sumando y se han llegado a convertir en miles que eso ya son cantidades importantes. ¿Ahora me sigue llamando exagerado? Decida usted.

Quizás sus cálculos difieran en el número de facturas, el coste de papel, de la cinta o del sobre, o incluso en el tiempo que tarden en hacer los envíos a Correos, o en el sueldo que recibe su empleado, pero, definitivamente, si hace las cuentas, no creo que se alejen mucho de los costes aproximados que yo he planteado, ya que al estar trabajando con pymes desde hace muchos años, tengo constancia de que en la mayoría de los casos, son mucho mayores.

El único inconveniente que acepto es que este tipo de envíos por mail, no permite tener pruebas de que ha llegado (hay programas que nos dan un acuse de recibo de que el destinatario lo ha recibido sin que esa persona tenga que autorizarlo), pero en el envío tradicional tampoco, con lo cual no hemos perdido ninguna ventaja, es más, si el cliente nos dijese que no la ha recibido, podemos volver a enviársela en un minuto sin coste adicional.

El otro punto que recomiendo es que esas facturas se envíen en formato PDF. En esto no hay ahorro sino inversión, pero se lo recomiendo. El formato pdf es un tipo de archivo estándar, para poder crear documentos electrónicos y que no puedan ser manipulados. Esto significa que una vez que hemos creado el documento, lo convertimos en pdf y podemos enviarlo con la seguridad de que el destinatario no lo va a poder manipular, sólo leerlo. Eso nos permite tener la tranquilidad de que nuestras facturas no van a ser alteradas, manipuladas o rectificadas sin nuestro permiso. (A. Domingo - F. Media)